「労働条件通知書は紙で渡さないといけないの？」
そんな疑問を持つ企業担当者は少なくありません。2025年現在、労働条件通知書の電子化は一定の条件を満たせば可能です。
では、どこまでOKで、どこに注意すべきなのでしょうか。
✅ 電子化の法的根拠
労働基準法第15条では、労働条件の明示が義務付けられています。従来は書面交付が原則でしたが、2021年の法改正により、
労働者が希望した場合に限り、電子交付が認められるようになりました。つまり、企業側の一方的な電子化はNGです。
✅ 電子交付の要件
以下の要件を満たす必要があります
1.労働者本人が電子交付を希望していること
2.PDF形式など改ざん困難なファイルであること
3.労働者が確実に受領・保存できる環境があること（スマホ・PCなど）
メール添付、クラウド共有、社内ポータルでの配布などが実務上よく使われますが、
口頭説明やチャット送信のみでは不十分です。
⚠️ 実務上の注意点
1.同意取得は記録に残すこと（メール・書面・チェックボックスなど)
2.ファイル名や保存場所を明確にする（例：「2025年4月入社_労働条件通知書.pdf」）
3.就業規則や雇用契約書との整合性も確認しましょう
また、電子交付後に内容変更がある場合は、再交付も電子で可能ですが、変更点を明示することが重要です。
💡社労士からのひとこと
電子化は業務効率化に有効ですが、「労働者の理解と同意」が前提です。
トラブル防止のためにも、電子交付の運用ルールを社内で整備し、テンプレート化しておくと安心です。
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